نحوه انجام چک های مربوط به مشاغل و مشتریان خود ، و چه سوابق شما را باید برای جلوگیری از پولشویی نگه دارید.
اگر مشاغل شما تحت پوشش مقررات پولشویی باشد ، باید مسئولیت های روزانه خاصی را رعایت کنید. این موارد شامل انجام اقدامات "دقت مشتری" برای بررسی اینکه مشتریان شما چه کسی می گویند هستند ، و ریسک ارزیابی شغل شما را دارند.
شما همچنین باید کنترل های داخلی و سیستم های نظارت را در آن قرار دهید. ماهیت این کنترل ها به اندازه و پیچیدگی مشاغل شما از جمله تعداد مشتریانی که دارید و تعداد و نوع محصولات و خدماتی که ارائه می دهید بستگی دارد.
نیازهای دقیق مشتری
با دقت مشتری چیست
با دقت مشتری به معنای انجام اقدامات برای شناسایی مشتریان و بررسی آنها کسانی است که می گویند هستند. در عمل این به معنای بدست آوردن مشتری است:
- نام
- عکس روی یک سند رسمی که هویت آنها را تأیید می کند
- آدرس مسکونی و تاریخ تولد
بهترین راه برای انجام این کار ، درخواست یک سند صادر شده از دولت مانند گذرنامه ، به همراه صورتحساب ابزار ، صورتهای بانکی و سایر اسناد رسمی است. منابع دیگر اطلاعات مشتری شامل ثبت نام و اطلاعات مربوط به آژانس های مرجع اعتباری مانند Experian و Equifax است.
شما همچنین باید "صاحب سود" را در شرایط خاص شناسایی کنید. این ممکن است به این دلیل باشد که شخص دیگری در یک معامله خاص به نمایندگی از شخص دیگری عمل می کند ، یا ممکن است به این دلیل باشد که شما باید ساختار مالکیت یک شرکت ، مشارکت یا اعتماد را ایجاد کنید.
به عنوان یک قاعده کلی ، مالک سودمند شخصی است که در پشت مشتری است و مشتری را در اختیار دارد یا کنترل می کند ، یا این شخصی است که از طرف او معامله یا فعالیت انجام می شود.
اگر در مورد هویت مشتری شک دارید ، تا زمانی که مطمئن نباشید ، باید از برخورد با آنها دست بکشید.
در صورت نیاز به اقدامات دقیق مشتری
شما باید اقدامات احتیاطی مشتری را اعمال کنید:
- هنگامی که شما با مشتری (یا طرف دیگری در فروش ملک) رابطه تجاری برقرار می کنید)
- وقتی به پولشویی یا تأمین مالی تروریستی مشکوک می شوید
- وقتی در مورد اطلاعات شناسایی مشتری که قبلاً به دست آورده اید شک دارید
- هنگامی که برای مشتریان موجود ضروری است - به عنوان مثال اگر شرایط آنها تغییر کند
- اگر شما یک فروشنده با ارزش بالا نیستید ، وقتی یک "معامله گاه به گاه" به ارزش 15000 یورو یا بیشتر انجام می دهید
- به عنوان یک فروشنده با ارزش بالا ، وقتی شما:
- مبلغی را به یک تأمین کننده به ارزش 10،000 یورو یا بیشتر پرداخت کنید
- انجام یک "معامله گاه به گاه" به ارزش 10،000 یورو یا بیشتر
مشتری هنگام برقراری رابطه تجاری با دقت مشتری
رابطه تجاری موضوعی است که شما با مشتری وارد می شوید که هر دو انتظار دارید که این رابطه در حال انجام باشد. این می تواند یک ترتیب رسمی یا غیررسمی باشد.
هنگامی که یک رابطه تجاری جدید برقرار می کنید ، باید اطلاعاتی در مورد:
- هدف از رابطه
- ماهیت مورد نظر رابطه - به عنوان مثال در آن وجوه از کجا می آید ، هدف معاملات و غیره
نوع اطلاعاتی که برای به دست آوردن آنها نیاز دارید ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- جزئیات شغل یا اشتغال مشتری شما
- منبع و منشأ وجوهی که مشتری شما در این رابطه از آن استفاده می کند
- کپی صورتهای مالی اخیر و فعلی
- جزئیات روابط بین امضا کنندگان و هر یک از صاحبان سودمند
- سطح و نوع فعالیت مورد انتظار در رابطه شما انجام می شود
در حال تغییر شرایط مشتریان
شما باید اطلاعات به روز در مورد مشتریان خود را ادامه دهید تا بتوانید:
- در صورت تغییر شرایط آنها ، ارزیابی ریسک خود را از یک مشتری خاص اصلاح کنید
- در صورت لزوم اقدامات دقت بیشتری انجام دهید
تغییرات شرایط ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- یک تغییر بزرگ در سطح یا نوع فعالیت تجاری
- تغییر در ساختار مالکیت یک تجارت
چه زمانی باید برای معاملات گاه به گاه از مشتری استفاده کنید
شما باید اقدامات احتیاطی مشتری را انجام دهید وقتی که تجارت شما معاملات گاه به گاه انجام می دهد. اینها معاملات هستند که در یک رابطه تجاری مداوم که ارزش آن است انجام نمی شود:
- 15000 یورو یا بیشتر اگر شما یک فروشنده با ارزش بالا نیستید (یا معادل آن در سایر ارزها)
- 10،000 یورو یا بیشتر اگر شما یک فروشنده با ارزش بالا هستید (یا معادل آن در سایر ارزها)
این امر صدق می کند که آیا این یک معامله واحد است یا معاملات مرتبط.
معاملات مرتبط با معاملات فردی کمتر از 15000 یورو (یا 10،000 یورو برای فروشندگان با ارزش بالا) است که عمداً به معاملات جداگانه و کوچکتر تقسیم شده اند تا از بررسی دقیق مشتری جلوگیری کنند. تجارت شما باید سیستم هایی را برای تشخیص معاملات بالقوه مرتبط داشته باشد.
پس از شناسایی یک معامله بالقوه مرتبط ، باید تصمیم بگیرید که آیا عمداً تقسیم شده است یا خیر. برخی از موضوعاتی که باید در نظر بگیرید این است که:
- تعدادی از پرداخت ها توسط همان مشتری در مدت زمان کوتاهی انجام شده است
- این امکان وجود دارد که تعدادی از مشتریان از طرف یک شخص معاملات انجام داده اند
- تعدادی از مشتریان نقل و انتقالات پول را به همان شخص ارسال کرده اند
شما همچنین باید اقدامات احتیاطی مشتری را برای معاملات گاه به گاه که در شرایط خاص کمتر از 15000 یورو ارزش دارند ، انجام دهید. به عنوان مثال ، شما باید این کار را انجام دهید که ماهیت یک معامله به این معنی باشد که خطر بیشتر پولشویی وجود دارد.
چه موقع باید دقت لازم را انجام دهید
در بعضی مواقع شما باید "دقت و دقت" را انجام دهید. این شرایط عبارتند از:
- هنگامی که مشتری هنگام انجام چک های شناسایی از نظر جسمی حضور ندارد
- هنگامی که شما با یک "شخص در معرض سیاسی" وارد یک رابطه تجاری می شوید - به طور معمول ، یک عضو غیر انگلیس یا داخلی پارلمان ، رئیس دولت یا دولت ، یا وزیر دولت و اعضای خانواده آنها و همکاران نزدیک شناخته شده
- هنگامی که با شخصی از کشور ثالث با ریسک بالا که توسط اتحادیه اروپا مشخص شده است وارد معامله می شوید
- هر موقعیت دیگری که خطر بیشتری برای پولشویی وجود داشته باشد
اقدامات دقت لازم برای مشتریانی که از نظر جسمی حضور ندارند و سایر شرایط خطر بالاتر عبارتند از:
- کسب اطلاعات بیشتر برای ایجاد هویت مشتری
- استفاده از اقدامات اضافی برای بررسی اسناد ارائه شده توسط یک موسسه اعتباری یا مالی
- اطمینان حاصل کنید که اولین پرداخت از حساب کاربری که با یک موسسه اعتباری به نام مشتری باز شده است
- پیدا کردن وجوه از کجا آمده و هدف از معامله چیست
اقدامات دقت لازم در هنگام برخورد با یک فرد در معرض سیاسی عبارتند از:
- اطمینان حاصل کنید که فقط مدیریت ارشد برای یک رابطه تجاری جدید تأیید می کند
- انجام اقدامات کافی برای تعیین ثروت شخص و بودجه درگیر در روابط تجاری از کجا حاصل می شود
- انجام نظارت دقیق تر از روابط تجاری
اقدامات دقیق مشتری در جایی که مشتری شما یکی دیگر از مشاغل خدمات پول است
در صورتی که مشتری شما یک فرستنده پول یا دفتر مبادله ارز باشد ، باید به طور جدی اعمال دقت لازم را در نظر بگیرید. این وضعیت خطر بیشتری از پولشویی یا تأمین مالی تروریستی را نشان می دهد زیرا پولی که دریافت می کنید "انتقال فله" خواهد بود که مجموعه ای از معاملات اساسی را با مشتری شما قرار می دهد. میزان اقدامات دقت لازم که شما اعمال می کنید باید براساس خطر و شرایط هر مورد باشد.
حداقل باید تعداد معاملات اساسی هر انتقال فله ای را که توسط مشتری خود به شما انجام می شود ، دریافت کنید. این اطلاعات به شما امکان می دهد بررسی کنید که تعداد و ارزش متوسط معاملات با سطح مشاغل مورد نظر شما هنگام شروع روابط تجاری خود سازگار است.
همچنین نشانگر ریسک به شما می دهد ، به ویژه در مواردی که تعداد معاملات اساسی یا میانگین ارزش معامله به طور قابل توجهی بالاتر از آنچه انتظار داشتید است. در چنین مواردی باید دلیل متفاوت بودن آن را تعیین و ضبط کنید.
در صورتی که خطری را در نظر بگیرید ، باید چک هایی را انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که مشتری شما در حال انجام دقت عمل است (و اگر یک فرستنده پول در آن دخیل است ، "اطلاعات کامل در مورد پرداخت کننده" را بدست آورید). این شامل بررسی سوابق مربوطه برای معاملات خاص است.
کنترل های داخلی و نظارت مداوم بر تجارت شما
شما باید اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما دارای کنترل داخلی و سیستم های نظارتی کافی است. اگر جنایتکاران سعی کنند از تجارت شما برای پولشویی استفاده کنند ، اینها و سایر افراد مرتبط را در تجارت خود هشدار می دهند. هنگامی که از یک تهدید بالقوه آگاه شوید ، می توانید برای جلوگیری از آن و گزارش هرگونه فعالیت مشکوک اقدام کنید.
کنترل های شما باید شامل موارد زیر باشد:
- انتصاب یک "افسر نامزد" و اطمینان از اینکه کارمندان می دانند هرگونه فعالیت مشکوک را به آنها گزارش دهند
- در صورت بزرگتر یا پیچیده تر ، یک افسر انطباق را تعیین می کند
- شناسایی مسئولیت های مدیران ارشد و ارائه اطلاعات منظم در مورد خطرات پولشویی
- آموزش کارمندان مربوطه در مورد مسئولیت های ضد پولشویی خود
- مستند سازی و به روزرسانی سیاست ها ، کنترل ها و رویه های ضد پولشویی
- معرفی اقدامات برای اطمینان از اینکه خطر شستشوی پول در روز به روز کار شما در نظر گرفته می شود
یک بیانیه خط مشی برای تجارت خود تکمیل کنید
بیانیه خط مشی سندی است که شامل سیاست ضد پولشویی ، کنترل و رویه هایی است که تجارت شما برای جلوگیری از پولشویی انجام می دهد. این سند چارچوبی را برای نحوه برخورد تجارت شما با تهدید پولشویی فراهم می کند.
شما باید افراد مربوطه را نامگذاری کرده و مسئولیت های آنها را تعیین کنید. حتی اگر شغل شما کوچک باشد ، این یک ابزار مفید برای تمرکز ذهن شما و کارمندان خود است ، در صورت داشتن آنها ، آنها را دائماً از خطرات آگاه کنید.
بیانیه سیاست باید شامل شود؟
مطالب دقیق بیانیه سیاست شما به ماهیت تجارت شما بستگی دارد. اما به احتمال زیاد شامل:
- جزئیات رویکرد شما برای جلوگیری از پولشویی ، از جمله افراد نامگذاری شده و مسئولیت های آنها
- جزئیات رویه های شما برای شناسایی و تأیید مشتریان و اقدامات دقیق مشتری و نظارت بر بررسی
- تعهد به آموزش کارمندان بنابراین آنها از مسئولیت های خود آگاه هستند
- خلاصه ای از کنترل های نظارت که برای اطمینان از انجام سیاست ها و رویه های شما وجود دارد
- به رسمیت شناختن اهمیت کارکنان که به سرعت گزارش هرگونه فعالیت مشکوک به افسر نامزد شده است
الزامات نگهدارنده را ثبت کنید
شما باید سابقه ای از کلیه اقدامات دقیق مشتری را که انجام می دهید ، نگه دارید ، از جمله:
- اسناد شناسایی مشتری که به دست آورده اید
- ارزیابی ریسک
- خط مشی ها ، کنترل ها و رویه های شما
- سوابق آموزشی
با نگه داشتن سوابق جامع ، می توانید نشان دهید که تجارت شما از مقررات پولشویی پیروی کرده است. در صورت انجام تحقیقات در مورد یکی از مشتریان ، این امر برای محافظت از مشاغل شما بسیار مهم است.
انواع رکوردی که در آن نگه دارید ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- سوابق روزانه معاملات
- رسید
- چک
- کتاب های پرداخت
- مکاتبات مشتری
قالب هایی که می توانید سوابق خود را در آن نگه دارید عبارتند از:
- اصل
- عکسبرداری
- ریزش
- اسکن شده
- رایانه ای یا الکترونیکی
شما باید سوابق خود را به مدت پنج سال از شروع نگه دارید:
- تاریخ پایان رابطه تجاری
- تاریخ تکمیل معامله
اطلاعات بیشتر در مورد نحوه رعایت
راهنمایی های خاص بخش بیشتر در مورد مسئولیت های تحت مقررات پولشویی را می توان در راهنمایی برای:
- 4 اوت 2021
پیوندی به راهنمایی شرکت کنندگان در بازار هنر برای نظارت بر پولشویی اضافه شده است.
راهنمایی به روز شده برای توضیح اینکه چه زمانی فروشندگان با ارزش بالا نیاز به تکمیل دقت و دقیق دارند و روشن می کنند که چه کسی به عنوان یک فرد در معرض سیاسی حساب می شود. همچنین بخش انتقال به کشورهای پرخطر و راهروهای مالی را حذف کرد.
