مزایا و مضرات یک اینترانت

اینترانت ها معمولاً برای ارتباطات داخلی مورد استفاده قرار می گیرند ، اما آیا اینترانت انتخاب مناسبی برای مدیریت دانش در سطح سازمان است؟

پرش به بخش

همه در مورد اینترنت می دانند. اما در مورد اینترانت چطور؟

در حالی که میلیاردها نفر به طور عمومی در اینترنت گشت و گذار می کنند ، بسیاری از مشاغل برای برقراری ارتباط خصوصی از اینترانت استفاده می کنند.

واقعیت این است که کلمه "اینترانت" اغلب با سیستم عامل های Clunky 90s همراه است. با این حال ، اینترانت ها طی چند دهه گذشته تکامل یافته اند و می توانند مزایای مختلفی را به سازمان ها ارائه دهند.

اینترانت می تواند یک روش مفید برای شرکت ها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در بین کارمندان برای ایجاد یک محیط کار تولیدی باشد. اما در حالی که اینترانت ها چندین مزیت به مشاغل ارائه می دهند ، اشکالاتی وجود دارد که بسته به نیاز شرکت شما در مورد ارتباطات داخلی و به اشتراک گذاری دانش ، ممکن است آنها را جذاب تر کند.

در این مقاله ، ما بررسی خواهیم کرد که چیست ، چگونه با یک پایگاه دانش و مزایا و مضرات یک اینترانت برای تجارت شما تفاوت دارد.

اینترانت چیست و ویژگی های اصلی آن چیست؟

قبل از غواصی به مزایا و مضرات اینترانت ، اجازه دهید کمی پشتیبان تهیه کنیم و دقیقاً آنچه را که هست تعریف کنیم.

اینترانت چیست؟

اینترانت یک شبکه رایانه ای خصوصی است که به کارمندان کمک می کند تا روزانه اطلاعات شرکت را به اشتراک بگذارند.

مشاغل کوچک و متوسط و همچنین سازمان های بزرگی مانند غیرانتفاعی و دولت ها از اینترانت استفاده می کنند. آنها به عنوان قطبی برای کارکنان برای بارگذاری پرونده ها ، بررسی اطلاعیه های شرکت و ارسال پیام به سایر کارمندان خدمت می کنند.

در طول 30 سال گذشته یا خیلی عجیب و غریب ، اینترانت ها به تسهیل ایمن ارتباط بین کارمندان یک سازمان کمک کرده اند.

اینترانت چگونه با یک پایگاه دانش متفاوت است؟

در حالی که یک اینترانت یک شبکه شرکت خصوصی برای برقراری ارتباط با یکدیگر است ، یک پایگاه دانش یک مخزن متمرکز است که یک شرکت می تواند با تمام دارایی های دانش خود سازماندهی و تعامل کند.

بر خلاف اینترانت ، که به دنبال اتصال یک شرکت است ، یک پایگاه دانش یک مرکز مرکز متمرکز است که می توانند به یافتن انواع مختلف دانش بپردازند. این مراکز به آنها امکان می دهد تا اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند - رویه های عملیاتی استاندارد ، سیاست های شرکت ، اسناد منابع انسانی ، تجزیه و تحلیل ، مواد بازاریابی و موارد دیگر.

ویژگی های کلیدی اینترانت چیست؟

در حالی که تمرکز اصلی یک اینترانت اتصال اعضای یک سازمان است ، آنها به طور معمول با برخی از ویژگی های کلیدی خاص مانند:

• فهرست راهنمای شرکت
• اطلاعیه های شرکت
• قابلیت های جستجو
• مرکز آموزش
• مدیریت پروژه

برخی از اینترانت ها حتی شامل یک پایگاه دانش برای بهبود به اشتراک گذاری دانش بین کارکنان برای بهینه سازی عملکرد هستند.

مزایای استفاده از اینترانت

آیا می دانستید که 16 درصد از کارگران Gen Z و Millennial شغل خود را ترک کردند زیرا فکر می کردند فناوری محل کارشان ناکافی است؟

فناوری اینترانت مدرن می تواند جذاب، آسان برای استفاده و زیبایی شناسی باشد. از برخی جهات، اینترانت ها نسخه مینیاتوری اینترنت با مزایای فراوان برای صاحبان مشاغل هستند.

در اینجا به برخی از مزایای استفاده از اینترانت اشاره می کنیم.

ارتباطات داخلی را بهبود می بخشد

مزیت اصلی استفاده از اینترانت، پشتیبانی داخلی از ارتباطات تیمی است. اینترانت ها به سازمان شما اجازه می دهند تا تمام ارتباطات محل کار را متمرکز کند و به راحتی وارد اکوسیستم سازمان شما شده و با سایر کارکنان تعامل داشته باشد.

شرکت شما را در سراسر مکان ها و مناطق زمانی متصل می کند

اگر یک کسب و کار متوسط، سازمان سازمانی یا تیم راه دور را در مکان‌ها یا مناطق زمانی مختلف رهبری می‌کنید، به راهی برای متمرکز کردن ارتباطات نیاز دارید. به گفته گارتنر، 54 درصد از رهبران منابع انسانی گزارش دادند که فناوری یا زیرساخت ضعیف بزرگترین مانع برای کار از راه دور مؤثر در سازمان است.

یک اینترانت می تواند به ارتباط کارکنانی که از نظر فیزیکی به یکدیگر نزدیک نیستند کمک کند و ارتباطات تیمی را بهبود بخشد.

به کارکنان در یافتن اطلاعات کمک می کند

یکی از ویژگی های اصلی اینترانت کمک به کارکنان برای یافتن اطلاعات است. اینترانت خواه اعلامیه شرکت، فهرست کارمندان یا پایگاه دانش باشد، اینترانت مکانی است که کارکنان می توانند برای دسترسی به منابع شرکت به آن مراجعه کنند.

شناخت و پاداش را افزایش می دهد

اینترانت می تواند ابزار عالی برای مدیریت برای انتشار اطلاعیه های شرکت باشد. مدیران از اینترانت ها برای شناسایی و پاداش کارکنان برای دستاوردهای مختلف به صورت عمومی استفاده می کنند.

ورود کارکنان را ساده می کند

استخدام و استخدام می تواند یکی از وقت گیرترین و کم مصرف ترین فعالیت ها در هر سازمانی باشد. اینترانت ها به کارمندان اجازه می دهد تا با دسترسی به منابع مهم، به سرعت از طریق ورود به سیستم عبور کنند.

شفافیت سازمانی را فراهم می کند

هنگامی که یک کارمند وارد یک شرکت بزرگ می شود، جابه جایی او در سازمان می تواند بسیار دشوار باشد. اینترانت مکانی عالی برای ارائه فهرست راهنمای شرکت و نمودار سازمانی است تا به کارکنان در مورد ساختار و نقش‌های سازمانی شفاف‌سازی شود.

به اشتراک گذاری دانش را تشویق می کند

Intranets مکانی است که کارمندان می توانند با آن ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند ، خواه از طریق پیام رسانی فوری ، پروژه های مشترک یا به اشتراک گذاری اسناد.

برند و ارزشهای شما را تقویت می کند

برای اینکه کارمندان بخشی از برند شما شوند ، آنها باید ارزش های برند شما را درک کنند. اینترانت ها برای برقراری ارتباط مداوم آنچه برند شما و ارزشهای شما به منظور برقراری ارتباط است ، مفید هستند تا کارمندان بتوانند خود را با مارک هماهنگ کنند.

ایمیل و جلسات را کاهش می دهد

کارمندان همیشه بدون داشتن یک مرکز ارتباطی متمرکز ، از حلقه خارج می شوند تا با یکدیگر صحبت کنند و دانش را به اشتراک بگذارند. همچنین احتمال سوءاستفاده و گسترش اطلاعات نادرست را افزایش می دهد.

در صورت دسترسی بهتر به منابع ، کارمندان می توانند از ایمیل های غیر ضروری و جلسات تیمی خودداری کنند. اینترانت یک راه حل عالی برای کارمندان برای دریافت پاسخ های مورد نیاز بدون وقت اضافی است که می تواند بهره وری را کاهش دهد.

فرهنگ محل کار شما را به زندگی می رساند

هیچ چیز مهمتر از ایجاد یک فرهنگ مثبت شرکت ، خواه بخشی از یک تیم کوچک یا بزرگ نیست. اینترانت می تواند به ژل تیم شما کمک کند و فرهنگ محل کار شما را به زندگی منتقل کند. این حتی برای تیم های واقع در مکان های مختلف از اهمیت بیشتری برخوردار است.

تعامل کارمندان را بهبود می بخشد

براساس داده های اخیر گالوپ ، 74 ٪ از کارمندان متفرق به طور فعال به دنبال اشتغال جدید هستند. اگر کارمندان شما مکانی برای اتصال دارند - همانطور که در مورد یک سیستم اینترانت وجود دارد - آنها احساس می کنند که بخشی از یک تیم هستند. این به معنای افزایش حفظ شرکت ، در نهایت صرفه جویی در وقت و هزینه در استخدام و سوار شدن به کارمندان جدید است.

مضرات استفاده از اینترانت

نقطه ضعف اصلی استفاده از اینترانت این است که از یک محصول به محصول دیگر متفاوت است. از نظر تئوری می تواند همه کارهایی را که در بالا در بخش مزایا ذکر شده است انجام دهد. اما واقعیت این است که یافتن شخصی که همه این کارها را انجام می دهد بسیار دشوار است.

در اینجا چند مضرات استفاده از اینترانت در تجارت شما آورده شده است.

نقض امنیت

مهمترین نقطه ضعف استفاده از اینترانت یک نقض امنیتی بالقوه است. هنگامی که یک شرکت تمام داده های خود را در یک مکان ، مانند اینترانت متمرکز می کند ، داده ها را در معرض خطر قرار می دهد.

در حالی که ارائه دهندگان Intranet راه حل های اینترانت را تا حد امکان ایمن می کنند ، اما هنوز هم در برابر خطرات امنیتی آسیب پذیر هستند. شخص ثالث هنوز می تواند اطلاعات خصوصی سازمان شما را هک کند مگر اینکه اینترانت شما شامل دروازه ها و فایروال باشد.

اضافه بار اطلاعات

یکی دیگر از معایب اینترانت ها به قدرت اصلی آنها مربوط می شود. اینترانت به شرکت ها اجازه می دهد تا به حجم زیادی از اطلاعات در یک مکان دسترسی داشته باشند.

با این حال، آنها اغلب بسیار کاربر پسند نیستند. پیچیدگی آنها آنها را مستعد بارگیری بیش از حد اطلاعات می کند، به خصوص اگر موتور جستجوی قوی ای نداشته باشند که تمام محتوا را نمایه کند و نتایج را بر اساس مرتبط بودن بازگرداند.

فرآیند دشوار اجرا و پذیرش

اگر پیمایش اینترانت سازمان شما دشوار است، کارمندان شما تمایلی به استفاده از آن ندارند. حتی اگر اینترانت شما دارای ویژگی های غنی باشد و تمام اطلاعات شرکت شما را شامل شود، باید برای کارمندان جدید استفاده از آن آسان باشد. متأسفانه، بسیاری از سیستم‌های اینترانت دارای مشکلات پذیرش پیچیده هستند.

پرهزینه و وقت گیر

در حالی که کسب‌وکارها معمولاً برای ایجاد نیروی کار منسجم و ارتباطی به یک سیستم اینترانت تکیه می‌کنند، پیاده‌سازی و نگهداری آن‌ها می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد. همانطور که در بالا ذکر شد، پذیرش اینترانت می تواند یک چالش بزرگ برای کارمندان جدید باشد، به خصوص اگر پلتفرم برای افزودن محتوا یا پیمایش مشکل باشد. هر چه کارکنان زمان بیشتری را برای یادگیری این سیستم بگذرانند، شرکت ها هزینه بیشتری برای نیروی کار خواهند پرداخت.

مدیریت مداوم و گسترده

در حالی که اینترانت ها می توانند برای بهبود بهره وری شرکت ها بسیار مفید باشند، اما نیاز به مدیریت زیادی دارند.

بسیاری از اینترانت ها می توانند در پیکربندی بسیار انعطاف پذیر باشند. با این حال، هنوز به منابع IT زیادی برای نگهداری و پیکربندی مداوم نیاز دارد. اگر تیم فناوری اطلاعات شما تعمیر و نگهداری منظم برنامه ریزی شده را در اولویت قرار ندهد، ناوبری می تواند چالش برانگیز باشد و حتی ممکن است قدیمی شود.

به روز رسانی مداوم و مشکلات نرم افزاری

در حالی که در نظر گرفته شده است که استفاده آسان باشد، اما جذابیت 22 اینترانت این است که آنها اغلب به به روز رسانی مداوم برای حفظ کاربر پسند بودن نیاز دارند.

اینترانت ها مستعد مشکلات نرم افزاری و به روز رسانی های برنامه ریزی شده منظم هستند تا اطمینان حاصل شود که برای کل سازمان شما به خوبی اجرا می شوند.

به جای وابستگی به اینترانت که نیاز به به روز رسانی مداوم دارد، چه می شود اگر بتوانید دانش را در یک پلت فرم منعطف و بصری به دست آورید؟

پلتفرم مدیریت دانش Bloomfire هر آنچه را که از اینترانت می خواهید بدون نگهداری پرهزینه و وقت گیر دارد. پلتفرم همه کاره اطلاعات جمعی شما را متمرکز می کند، ارتباطات تیمی را بهبود می بخشد و محتوای قابل جستجو را ارائه می دهد که استفاده از آن آسان است.

ما اطلاعات شرکت را دموکراتیک می کنیم تا کارمندان بتوانند کارهای خود را انجام دهند، تیم ها هماهنگ تر باشند و شرکت ها بتوانند نتایج را به همراه داشته باشند.

این وب سایت از کوکی ها برای بهبود تجربه شما استفاده می کند. ما فرض می کنیم که شما با این موضوع موافق هستید، اما در صورت تمایل می توانید انصراف دهید. AcceptReject بیشتر بدانید

بررسی اجمالی حریم خصوصی

این وب‌سایت از کوکی‌ها برای بهبود تجربه شما در حین حرکت در وب‌سایت استفاده می‌کند. از این میان، کوکی‌هایی که به‌عنوان ضروری دسته‌بندی می‌شوند، در مرورگر شما ذخیره می‌شوند، زیرا برای کارکرد عملکردهای اساسی وب‌سایت ضروری هستند. ما همچنین از کوکی‌های شخص ثالث استفاده می‌کنیم که به ما در تجزیه و تحلیل و درک نحوه استفاده شما از این وب‌سایت کمک می‌کنند. این کوکی ها فقط با رضایت شما در مرورگر شما ذخیره می شوند. شما همچنین می توانید از این کوکی ها انصراف دهید. اما انصراف از برخی از این کوکی‌ها ممکن است بر تجربه مرور شما تأثیر بگذارد.

کوکی های ضروری برای عملکرد صحیح وب سایت کاملا ضروری هستند. این دسته فقط شامل کوکی هایی می شود که عملکردهای اساسی و ویژگی های امنیتی وب سایت را تضمین می کند. این کوکی ها هیچ اطلاعات شخصی را ذخیره نمی کنند.

هر کوکی که ممکن است برای عملکرد وب سایت ضروری نباشد و به طور خاص برای جمع آوری داده های شخصی کاربر از طریق تجزیه و تحلیل، تبلیغات، سایر محتویات جاسازی شده استفاده می شود، کوکی های غیرضروری نامیده می شوند. دریافت رضایت کاربر قبل از اجرای این کوکی ها در وب سایت شما الزامی است.